سند کسب و کار پروژه
سند کسب و کار پروژه در واقع دفترچه ارزیابی اقتصادی پروژه بوده و در آن اهداف و دلایل پروژه شرح داده شده است . این سند در سازمان های بزرگ ، عملیاتی محور یا پروژه محور برای ایجاد یک تغییر مثبت یا در قالب سیاست های بهبود مستمر یا کایزن سازمان بکار میرود . کایزن Kaizen یا بهبود مستمر که بخشی از نگرش انسان متعالی یا سازمان در حال بلوغ است و جهت نیل به حداکثر بازدهی ، سود یا مدیریت ناب بکار می رود .
اصولا فرایند تعریف نیازهای کسب و کار یا عملیاتی ، آنالیز وضعیت موجود ، پیشنهادات تغییر و ارزیابی آن قابل کاربرد در هر پروژه های سازمان یا فرد می باشد . سند کسب و کار سازمان شامل موارد ذیل است .
1- شرح نیاز کسب و کار
2- شرح دلیل عاجل برای تغییر یا فوریت بهبود روند
3- سند اطلاع رسانی وضعیت مشکل عملیاتی سازمان یا فرصتی که در جشم انداز آتی با تغییر بدست می آید . بعلاوه این که ارزش مالی / اقتصادی / معنوی حاصل از تغییر
4- شناسایی ذینفعان تاثیر پذیر در خصوص مشکل
5- شناسسای محدوده یا شرح مواردی که می بایست تغییر یابد .
هنگامی که سازمان در حال آنالیز محدوده تغییر است باید توجه داشته باشد ، محدوده تغییر شامل سه اصل است .
1- تغییرات لازم Required که مي بايست بدقت تدوین و شرح داده شده تا بتوان مشکل سازمان را توضیح داد یا فرصت پیش رو را تشریح نمود.
2- تغییرات مطلوب Desired که مي بايست بدقت تدوین و شرح داده شده تا شاخص نقطه مطلوب حل مشکل سازمان و یا رسیدن به فرصت آتی را به وضوح آشکار نمود .
Collapse
3- شاخص اختياري نقطه فراتر از مطلوبیت نیز سند کسب و کار درج می شود که رسیدن به آن ضروری نیست
در شرکت های نفتی ایرانی این سند در قالب کاربرگ ، شرح نیاز تعریف و تدوین شده و از طریق کمیته های فنی / عملیاتی / تاییدیه شرکت مادر یا شرکت ملی نفت ایران تبدیل به پروژه می گردد . البته باید درک نمود که سند کسب و کار پروژه براساس راهنمای استاندارد مدیریت پروژه Pmbok موسسه PMiسندی پویا می باشد . با این حال نقدی که پروژهای دولتی و علی الخصوص زیر مجموعه های وزات نفت می شود که این اهداف و چشم اندازهای این سند بصورت مداوم در طول دوران عمر پروژه Project life cycle مورد بررسی مجدد قرار نمیگیرد . چند استثنا نیز می توان در این خصوص قایل شد به عنوان مثال سکوهای دریایی ساخته شده در برخی مناطق دریایی ایران با تغییر اهداف ، ذخایر نفتی قبلی تغییر ابعاد پیدا نموده و در نقاطی دیگر مورد استفاده قرار گرفت . با این حال این ها موارد استثنایی بودن که جبر مساله و اهمیت موضوع کارفرما ، بهره برداران اصلا و تدوین کنندگان پروژه را به چاره جویی وادار کرد .
برا این اساس بهتر است سازمان های در حال بلوغ در طول دوران اجرای پروژه با هر ماهیتی ضمن نگاه به عملکرد پیشرفت های فیزیکی و مالی ، خود در سطح سازمان بهرهبردار یا تعریف کننده پروژه یک نقطه عطف داخلی سازمان تعریف نموده ، پروژه ها را بجد مورد بررسی قرار داده و اقتصاد، هدف پروژه و نیاز را بار دیگر مورد بررسی و دست یابی به اهداف و چشم انداز را امکان سنجی کنند . علی ایحال می توان گفت سند کسب و کار پروژه سندی است که اساس سنجش موفقیت و پیشرفت در طول عمر پروژه در آن درج شده و این کار براساس مقایسه نتایج حاصله از پروژه با اهداف پروژه و شاخص های موفقیت که اغلب سه شاخص کلیدی پروژه است حاصل می گردد.
و در انتها باید گفت اتمام یا لغو پروژه نیز می تواند جزیی از دیدگاه بهبود مستمر یا کایزن باشد .