مفاهیم کلیدی در مدیریت پروژه

نویسنده : مهدی دل پریش 

این مستند جهت ارتقای فرآیندها و  بلوغ سازمانی شرکت  X تهیه شده بود . آن زمان من در هنگام مطالعه فشرده و 3 کاردیگریی که فکر میکردم می توانم همزمان انجام دهم و  علاقمند شدم به یاری به مجموعه  X  بشتابم با این حال  این  مقاله که تحت عنوان یک دستورالعمل تهیه شده بود مورد پسند آن ها واقع نشد. دو سال گذشت و این موضوع را خواستم مجددا به رشته تحریر بیاورم . 

در این نوشتار سعی شده مفاهیم و کلید واژه های پمباک بصورت واقعیت ها یا مثال هایی ذکر گردد.

هماهنگونه که می دانید  تمدن بیشری  از 32000 سال پیش عمر داشته است و از  دوران پارینه سنگی تا عصر طلایی ، فرازها و نشیب های زیادی را دیده است . آثار تمدن بشر را می توان در آثار باقی مانده از قرون و اعصار پیشین دید . بدون جانبداری این آثار نشان از جان ها ، فکرها ، نیروها و کارهای گروهی بسیار بزرگ است و انسان زمانه خود را در عرصه ساخت به بلوغ خود رسانده است .  در این بین پیامبران و انسان هایی در ارتباط با نیروی های ماورایی نیز پدیدار شدند که در کتب مقدس عهد عتیق تا قرآن خدمات و اثرات منحصر بفردی را انجام دادند . نوح (ع) در یک قلمروی صحرایی کشتی عظیمی را ساخت ( Construction )  .  موسی (ع)  و بنی اسرایی در خروجشان از سرزمین مصر به صحرای سینا قوم خود را از دروازه ای آبی از دریای سرخ به هدف مورد نظر رسانید و بنی اسراییل را از دست فرعون رهانید ( unique Result.) .

علاوه بر این  آثار گذشتگان را می توان هرم های جیزه مصر  ، مسجد تاج محل دیوار چین یا حتی المپیک یونان به عنوان سازه ها یا اثرات مهم نام برد . فرایندها ، مدیریت و راهبری و اجرای این آثار و بوجود آوردن این سازه ها ، معابد ، سدها یا مراسماتی مانند المپیک محصول تلاش موقت مجموعه از انسانها ، با استفاده از ماشین آلات قدیمی از عصرهای قدیمی مانند گاوآهن ، گاری و اسب و بهرگیری از مصالح و عناصر قدیمی مانند گل رس ، آهن و مفرغ ، چوب و سنگ بوده است .

مثال بالا از عصری قدیمی نشان از وجود دانش کارهای موقتی گروهی انسانی بود . این کارها و عملیات ها پس از بلوغ هزاره انسانی و دگردیسی فن آوری بشر ، انقلاب اول ، دوم و سوم صنعتی شکل جدید به خود گرفت و  دارای شاکله و چارچوب گشت که تحت عنوان پروژه نامیده می شود . به مثال های ذیل توجه کنید :

مدیر  عامل روشنفکر یک شرکت توریستی ایرانی افقی 20 ساله برای تبدیل شدن کشور به یک مقصد توریستی ادراک می کند  و  فرصت جذب چند هزار گردشکر را ذهن دارد Values ). او در ذهن خود به دنبال استفاده از فرصت های دیده نشده و بالقوه  Potential Opportunities با وجود مفروضات و محدودیت های موجود  Assumption & Limitation  در کشور  است و قصد ایجاد افزایش درآمد برای شرکت خود ، مجموعه و تحول در ارایه خدمات را دارد Effort to improve   می باشد . بدین خاطر او ایده جذب گردشگر از کشور عمان  و بخش گردشگری مسلمان را در فکر با مدیران خود مطرح کرده و منافع و چالش ها را  در جلساتی بدون جانبداری Unbiased interview   ، جلساتی با استفاده از تکنیک  Delphi  و همچنین دعوت از دوستان صاحبنظر و متخصص Expet judgement  بررسی نموده بازار مورد ارزیابی نموده ، مزایا و چالش های این اقدام را سنجیده و سرمایه مورد نیاز را تخمین و ارزیابی نموده و به نتیجه نهایی می رسند .

با تکنیک دلفی می توان از  رویداد تلخ بالا جلوگیری کرد.

 

پس از جمع بندی او دپارتمان ( سبد ) گردشگری اسلامی را توسعه می دهد.( Develop a  portfolio ) . این دپارتمان در کنار دپارتمان تورهای داخلی ، تورهای به خارج از ایران قرار گرفته و  علاوه بر فعالیت های فعلی ، عملیات روزمره درون سازمانی موجبات توسعه خدمات شرکت توریسی  مورد اشاره فراهم می سازد  ( مفهوم Kaizen)

 

 دپارتمان در اولین گام پس از  جذب نیرو یا استفاده از نیروهای برخی دپارتمان های دگیر  ( ماتريس هم پوشان فعالی )  طرحی به نام جذب گردشگر از کشور عمان را با هماهنگی مدیرعامل و مدیر دپارتمان طرح ریزی می کنند  (مفهوم  Make a program ).

 

 مدیریت طرح در  هرم  نقشه راه مدیریت سازمان

 

در این طرح مقرر می شود چند پروژه و  چند کار روتین صورت پذیرد . مجوزهای روتین مورد نیاز جهت سفر از چند مبدا گردش گری اخذ می شود و پروژه های توسعه گردشی  توسعه می یاید . از جمله  این پروژه های توسعه گردشگری  به شیراز است  ( مفهوم A temporary endeavor ) . 

مدیر این پروژه در مجموعه شرکت انتخاب می شود و موظف می شود با استفاده از بودجه برنامه ریزی شده که از محاسبات سرانگشتی ( مفهوم Business justification ) گزارش فرصت ها و چالش ها( مفهوم Business Case) و دفترچه اقتصادی که حاوی نرخ بازگشت سرمایه ، میزان سرمایه فعلی و به روز ، سود شرکت ، زمان بازگشت سرمایه است را بهره برداری نموده است  و بر آن اساس عمل نمود .( مفاهیم  NPV   ، IRR ، Payback Period  ) شاخص های مختلف این مستندات مورد استفاده مدیر پروژه بود و ایشان مجددا پس از بروز رسانی مستندات اقتصادی پروژه ( مفهوم Bussines justification )  آن را برای مدیر عامل برده و آن را تصویب می کنند . 

 

از قضا سرمایه مورد نیاز این پروژه توسط بانک ها(Corporate investment )محلی تامین می شود و بانک زمان تنفس پول را دو  سال قرار داده  ( مفهوم Grace Period) است .  بدین جهت مدیر پروژه وتیم اصلی پروژه جلسه با مدیرعامل  و مدیر پربخش گردشگری اسلامی گذاشته و پس از به نتیجه رسیدن یک پروژه زمانی یکساله برای توسعه گردشگری به شیراز تصویب می کنند و همچنین سرفصل کارهای مورد نیاز برای ثمر نشاندن پروژه در زمان یکسال را مجدد با مدیران ارشد خود هماهنگ می کنند  و منشور پروژه تکمیل می گردد  (مفهوم Project Charter  ). در این زمان مدیر پروژه یک مهلت دو هفته ای می خواهد که براساس اهداف و استراتژی شرکت ، بودجه جذب  شده اسکوپ پروژه و برنامه اصلی پروژه را با تیم پروژه نهایی کند . بدین ترتیب کارهای مورد نیاز  مانند قرارداد با شرکت ها و هواپیمای های عمانی ، اخذ مجوزهای دو کشور ، هماهنگی با وزارت خارجه  و احتمالا نهاد های امنیتی ، اخذ تبلیغ های بیلبوردی ، روزنامه ای و شبکه های اجتماعی در دستور کارقرار می گیرد و یک دفتر شریک عمانی قرارداد بسته می شود و  در مقصد با شرکت های پروازی ، هتل های داخلی قرارداد بسته شده ، با امور حقوقی پیمان سپاری شده ، هماهنگی ها و تورهای مختلف آغاز می گردد . در پایان یکسال پس از خاتمه پروژه توسعه گردشگردی عمان به شیراز تغییرات ذیل در شرکت اتفاق می افتد . عملیات و پروژه های کوچک تور گردشگری در ایامی از سال صورت می گردد و گردشگران عمانی به ایران می آیند . در شرکت این پروژه با عث تغییر شده است  (مفهوم  Agent of Change )  و  درآمدهای ماهیانه و سالیانه برای شرکت کسب می شود و خدمات جدید به مشتریان عمانی ارایه می گردد( To create value for the organization and stakeholdes  ). پس از پایان سلامت  پروژه،مدیر عامل از مدیر پروژه و تیم پروژه تقدیر به عمل آورده و پروژه پایان می یابد و کارهای دپارتمان گردشگری عمان به شیراز آغاز می گردد .

داستان بالا مثال جالب از پروژه بود . پروژه یک تلاش موقت و ویژه برای بوجود آوردن محصول ، خدمات و نتایج ویژه می باشد .  پروژه ها با عملیات متفاوت است . عملیات جاری شرکت کاری تکرار شونده و باعث پدیدآوری محصولات ، خدمات یا نتایج تکرار شونده است .

پس پروژه تلاشی موقت دارای یک آغاز و یک پایان است . عملیات تکرار شونده و جاری و ساری در یک شرکت می باشد . پروژه ها محصول ، خدمات و نتایج ویژه ای فراهم می نمایند ، اما عملیات یا  Operation  محصولات تکرار شونده ، خدمات و یا نتایج مکرر تولید می کنند .  به عنوان مثال کارخانه تولید تویوتا درسن آنتونیو- تگزاس آمریکا محصولی مانند تویوتا Pickup  و تندرا که وانت های غول سترگ آمریکایی است را تولید می کنند  .

هر دو ؛ پروژه گردشگری عمان به شیراز و کارخانه های تویوتا  San Antonio مشابهت هایی نیز دارند

1. 1. جهت رسیدن به  اهداف سازمانی و برنامه های استراتژیک اجرا می شوند .

1. 1. در همه آن ها فاز طرح ریزی ، اجرا ، نظارت و کنترل وجود دارد .

1. 1. هر دو محدودیت های منابع دارند  . محدودیت های منابع معروف در علم مدیریت پروژه  3M نام دارد .  Material ، Manhour و Machinery منابع اصلی پروژه و عملیات است و همچنین زمان ، اسکوپ نیز می توان از محدودیت آن نام برد.

در سازمان ها پروژه توسط  مدیریت پروژه مدیریت می شود . اما  در عملیات با فرایند اقتصادی تولید تکرارشوند خدمات و محصول سرکار داریم . در عملیات اجرایی یک کارخانه هدف اصلی تضمین عملیاتی اقتصادی با بهره­ گیری کارآمد از منابع و همپوشانی با نیازهای مشتریان است .  تولید یا عملیات با  فرایندهایی درگیر است که نهاده یا مواد اولیه عملیات یا تولید را به خروجی ها تبدیل می نمایند .  عملیات های روزانه خارج از محدوده های پروژه است ، با این وجود هر دو دارای نقشها وبخش های همپوشان می باشند .

مدیریت پروژه :  علم  بکارگیری دانش  ،   مهارت ها  ، ابزارها و تکنیک های در فعالیت های پروژه راهبری و مدیریت پروژه در  رسیدن به  اهداف و شاخص های نهایی است . در واقع هدف از مدیریت پروژه رسیدن و فراهم آوری  نتایج نهایی مدنظر است .  مدیریت پروژه شامل 

 1-  تعیین الزامات  پروژه

2-  راهبری  نیازهای گوناگون پروژه ، چالش ها و  انتظارات ذینفعان پروژه  

3 –  تدوین و حفظ ارتباط فعال با ذینفعان پروژه

4 – مدیریت منابع محدود پروژه

5 –  توازن سازی با محدودیت های پروژه که شامل حداقل پارامتر های ذیل است :

1. 1. زمان
   2. محدوده یا اسکوپ
   3. هزینه 
   4. کیفیت
   5. ریسک
   6. منابع

در گذشته به سه عنوان اول مثلث آهنی پروژه گفته می شد ، اما  در ویرایش جدید استاندارد پمباک  به  6 ضلع مدیریت رقابتی پروژه (Project Competing Constarints ) شده است . مدیر پروژه وظیفه تعیین و تشخیص قیدهای پروژه و وزن دهی به آنها و چگونگی اثر آن ها بر پروژه و توقع ذینفعان را  دارد . به عنوان مثال X که شرکتی خدمات دهنده و تامین کننده اقلام حفاری است در هنگام مذاکرات ، بستن قرارداد و ابتدای پروژه می بایست متوجه باشد که مشتری / یا کارفرمای خود کدام قید پروژه را در الویت دارد و کدامین قید بر کارفرمای خود اثر بزرگ دارد . کارفرمایی که نیازمند یک Casing  حفاری خاص برای عملیات ویژه آتی است ، نسبت به دیگر کارفرما که برای انبارش کالای دیگری را نیاز دارد زمان از قید بسیار بالاتری برخوردار است . معمولا قیود پروژ بر هم تاثیر گذار بوده و باعث ریسک ها یا فرصت های در پروژه می شوند .

به عنوال مثال پروژه های شرکت X دارای محدودیت های زمانی برای تحویل کارفرما است که به آن قید زمان یا Time Constraint می کویند و از سوی کارفرما نیز تخمین و بودجه ای با پیش بینی بالاسری ها در انتهای پروژه کالا در نظر گرفته است که اصطلاحا به آن بودجه اولیه ( Baseline budget ) می گویند .   اگر کارفرما از شرکت  X بخواهد که  زمان تحویل Casing  را به زمانی زودتر جلوتر بیاندازد  محدوده یا کیفیت پروژه ممکن است در معرض ریسک قرارگیرد و از طرفی این کار نیازمند صرف منابع زیادتری جهت تحویل زودهنگام کالا  Earlier Delivery خواهد داشت که هزینه های پروژه را تحت شعاع قرار خواهد داد و می بایست با کارفرما در این خصوص رایزنی و تعدیل نمود . 

تئوری قید توسط یک توسط تاجر اسراییلی به نام گلدرات توسعه یافت . ایده اصلی این تئوری این بوده که همیشه در یک سیستم حداقل یک جز وجود دارد که کارکرد سیستم را کاهش داده یا برای آن سیستم محدودیت ایجاد می کند .  این مثل  شبیه ضرب المثل قدیمی است که زنجیر به اندازه ضعیف ترین حلقه آن مستحکم است .

ذینفعان  Stakeholders  :  افراد ، سازمان ها و گروه های اند که در پروژه دخیلند و یا  با پروژه و نتایج آن ارتباط و واثر دارند  . مثالی از ذینفعان می توان به تیم بهره بردار پروژه پالایشگاهی ، مسول خرید کالای حفاری در کارفرما ، مردم محلی و همسایگان ساخت یک ساختمان ، شهرداری ناحیه ساخت یک بنا . ذینفعان دوگونه اند : 1- تاثیرپذیر ، 2 -تاثیرگذار

همجنین به طبقه بندی ذینفان مثبت یا منفی نیز اشاره کرد .

یکی از اهداف مدیریت پروژه حداکثر سازی اثر ذینفعان مثبت و حداقل سازی اثر ذینفان منفی است .  مدیران پروژه با ذینفعان پروژه از ابتدا تا انتهای پروژه خود سروکار دارند و می بایست آن ها و نیازهای آنان از پروژه را مدیریت کنند . بدلیل اینکه پروژه با انواعی از ذینفعان و نیازهای متفاوت آن ها سرکار دارند شناسایی ذینفعان پروژه می بایست از ابتدای پروژه شروع گردد .  فرایند شناسایی ذینفعان پروژه در مدیریت پروژه برای درک میزان تداخل ذینفعان مورد نظر در پروژه بسیار مهم است .

ذینفعان دو  دسته اند :  1- داخلی ، 2- خارجی 

ذیننفعان داخلی عبارتند از :

1. 1. تیم پروژه
   2. دفتر  PMO پروژه
   3. مدیریت سازمانی

ارزش در پروژه

پروژه برای ذینفعان ارزش آفرینی می کنند .  مثال آن ساخت یک محصول جدید ، خدماتی بدیع یا نتیجه ای  است که نیاز مشتری و مصرف کننده نهایی را همپوشانی می کند  ( مثال : پروژه پالایشگاه ستاره خلیج فارس : محصول نهایی بزرگترین پالایشگاه تولید بنزین جهان ). این ارزش آفرینی می تواند از طریق ایجاد یک تغییر مثبت در صنعت باشد ( مثال :پروژه توسعه و دیجیتال نمودن مکاتبات و گردش اداری در یک شرکت ) . یا اینکه کارایی و بازده سیستم را بالا برده و اثرگذاری سیستم را تغییر دهد ( پروژه تبدیل یک نیروگاه گازی به سیکل ترکیبی و افزایش بازده تولید برق ) . پروژه همچنین می تواند باعث  تسهیل دگردیسی یک سازمان  به نقطه مطلوب گردد ( پروژه  استقرار سیستم دفتر مدیریت پروژه  در شرکت X ). از سویی اجرای پروژه می تواند نتایج عملیات،  برنامه های یا پروژه های توسعه ای قبلی سازمان را بهبود ببخشد . ( پروژه توسعه خط روباتیک رنگ در ایران خودرو و تولید اتومبیل های 206 دارای دو رنگ)

د ر کل ارزش به معنای مقدار ارزیدن ، اهمیت یا کاربرد چیزی است . ارزش شاخص نهایی موفقیت پروژه و محرک اصلی پروژه است .

دستاوردهای پروژه :   هنگامی که یک پروژه  بصورت طبیعی و براساس معیارها و قید های  ابتدایی تکمیل می گردد اقلام قابل تحویل یا محصولاتی بجای می گذارد که اهداف پروژه و یا سازمان راهبر پروژه بوده است . به عنوان مثال در انتهای پروژه ساخت یک پالایشگاه محصول نهایی یک پالایشگاه جدید براساس معیارها و قیدهای کلی پروژه علی الخصوص در زمینه اسکوپ پروژه خواهد بود ( Deliverable ).

اقلام قابل تحویل در پروژه :

به هر محصول  یکتا ، قابل ارزیابی یا نتیجه یا قابلیت اجرایی یک خدمت که نیاز است که تولید شود تا فرایند ، فاز یا پروژه تکمیل گردد . گفته می شود .    

( دستاوردهای یک پروژه تامین  Tubing یا Casing  تامین اقلام یاد شده  یا تحویل اقلام یاد شده به کارفرماست که بصورت یک  محصول Product  است ) .

بهینه سازی یا پیاده سازی سیستم مدیریت پروژه در شرکت X نیز یک پروژه است که اقلام قابل تحویل آن در قالب توان شرکت در اجرای پروژه ها براساس متدولوژی مدیریت پروژه است .  این قلم قابل تحویل به صورت خدمت Service می باشد.

پیاده سازی سیستم  5s در شرکتX موجبات نظم و انضباط کاری و اسنادی این شرکت خواهد شد . این انضباط موجب کاهش دوباره کاری و هدر رفت منابع و زمان می گردد.

Result  قلم قابل تحویل در پروژه پیاده سازی 5s می باشد.